*Por Martha Marques
Você já reparou como a tecnologia está mudando tudo ao nosso redor? No RH, isso não é diferente. A transformação digital chegou para ficar, e as empresas que querem se destacar já entenderam que precisam acompanhar essa onda. Mas a questão é: como dar conta de toda essa mudança sem perder o controle? A resposta, cada vez mais comum, são os sistemas de gestão, como o famoso HRIS (Sistema de Informação de Recursos Humanos).
O HRIS, para quem ainda não está familiarizado, é uma ferramenta que ajuda as empresas a enxergar seus talentos de uma forma mais estratégica, conectando dados que antes estavam espalhados por aí. Com essa visão clara, os gestores tomam decisões que melhoram o dia a dia do trabalho e impulsionam o crescimento da empresa.
Neste artigo, você vai entender o que é um HRIS, como ele funciona e por que ele pode ser uma peça-chave para transformar a gestão de pessoas em sua empresa. Vamos falar desde as funcionalidades até os benefícios estratégicos que essa solução oferece, sempre com um olhar prático e próximo da realidade do RH. Acompanhe comigo essa leitura!
O HRIS, ou Sistema de Informação de Recursos Humanos, é uma ferramenta que veio para facilitar (e muito!) a vida do RH. Ele funciona como um grande hub digital, reunindo em um só lugar todas as informações e processos relacionados aos colaboradores de uma empresa. Desde a folha de pagamento até a gestão de benefícios, recrutamento e desempenho — tudo pode ser controlado com mais precisão e eficiência.
O objetivo principal do HRIS é centralizar e automatizar essas funções, permitindo que o RH tenha mais tempo para se dedicar ao que realmente importa: desenvolver estratégias de pessoas e gerar valor para o negócio.
Com dados sempre à mão, fica muito mais fácil tomar decisões embasadas, acompanhar a evolução dos tempos e garantir que a empresa caminhe na direção certa.
Em outras palavras, o HRIS é como aquele assistente que organiza tudo para você, deixando o RH mais ágil, estratégico e preparado para os desafios do mercado. E o melhor de tudo? Ele faz isso sem complicação, oferecendo uma solução integrada e acessível.
O HRIS é o mais tradicional e, como vimos, tem como foco centralizar e automatizar processos operacionais de RH, como folha de pagamento, controle de benefícios, recrutamento, entre outros. É uma solução robusta para garantir que as funções básicas do departamento sejam bem executadas.
Já o HRMS (Sistema de Gestão de Recursos Humanos) vai um pouco além. Ele também oferece funcionalidades para gerenciamento de processos operacionais, mas geralmente inclui módulos mais avançados, como gestão de desempenho, análises mais profundas de dados e automação de fluxos de trabalho. Se o HRIS é o “arroz com feijão” da gestão de pessoas, o HRMS é a versão com tempero extra.
Por outro lado, o HCM (Gestão de Capital Humano) foca em pessoas. Ele traz uma visão mais estratégica, com ferramentas externas para o desenvolvimento de talentos, a cultura organizacional e a construção de equipes de alta performance. Aqui, o RH deixa de ser apenas um facilitador e assume um papel estratégico no crescimento da empresa.
E aí olhamos para o HXM (Gestão da Experiência Humana), que leva tudo isso para um novo nível. O foco aqui é criar uma experiência mais humanizada e centrada no colaborador, garantindo que cada pessoa se sinta valorizada e engajada. Com o HXM, o objetivo é melhorar o desempenho e a experiência do funcionário dentro da empresa, criando um ambiente de trabalho mais motivador e produtivo.
Se o foco é automatizar o básico do RH, o HRIS pode ser a solução ideal. Se precisar de mais funcionalidades avançadas, o HRMS pode ser o próximo passo.
Por outro lado, se o seu RH já está mais maduro e busca alinhar a gestão de pessoas com a estratégia de crescimento da empresa, o HCM é o caminho. E, se o seu objetivo é transformar a experiência dos funcionários e criar um ambiente de trabalho verdadeiramente inovador, o HXM é a escolha perfeita.
A verdade é que cada sistema tem seu momento e propósito. A escolha certa vai depender das necessidades da sua empresa e do aspecto estratégico que você quer que o RH seja.
Quando falamos de um sistema HRIS, é fácil se encantar com a quantidade de funcionalidades que ele oferece. Mas no fundo, todo o poder dessa ferramenta se sustenta em dois pilares: automação de processos e gestão de dados. Esses são os alicerces que tornam o HRIS tão valioso para as empresas que desejam modernizar sua gestão de pessoas. Vamos falar sobre os dois.
Imagine o RH tendo que lidar manualmente com todas as tarefas do dia a dia: cálculo de folhas de pagamento, controle de ponto, gestão de benefícios… O volume de trabalho seria imenso, e o risco de erros, ainda maior. É aqui que o primeiro pilar do HRIS entra em cena: a automação de processos. Com ele, todas essas funções operacionais – que antes exigiam tempo e esforço – passam a ser gerenciadas de forma automática e eficiente.
Essa automação, além de reduzir a carga de trabalho do RH, minimiza falhas e garante que tudo esteja dentro dos conformes legais. E o mais interessante é que, ao automatizar essas tarefas, uma equipe de RH pode se concentrar em atividades que agregam mais valor ao negócio, como o desenvolvimento de estratégias de talentos e a criação de um ambiente de trabalho mais engajador.
O segundo pilar, e talvez o mais poderoso, é a gestão de dados. Se antes o RH trabalhava com planilhas espalhadas e informações fragmentadas, o HRIS centraliza tudo isso em um único lugar. Com a coleta, o armazenamento e a análise de dados dos funcionários bem estruturados, o RH passa a ter uma visão completa e em tempo real da força de trabalho.
Isso ajuda na tomada de decisões e permite que a empresa antecipe tendências, identifique problemas antes que se tornem grandes e tome ações mais estratégicas. A gestão de dados traz um nível de inteligência para o RH que transforma completamente o modo como as pessoas são geridas. A informação passa a ser a chave para decisões mais assertivas, impactando diretamente o sucesso da empresa.
Quando falamos sobre o HRIS, podemos imaginá-lo como um verdadeiro “canivete suíço” do RH. Ele concentra em um só lugar uma série de ferramentas que facilitam a vida dos profissionais de Recursos Humanos. Mas o que, afinal, compõe um sistema tão completo?
A folha de pagamento é um dos componentes mais fundamentais. Calcular gestão, gerenciar impostos e garantir que tudo esteja em conformidade com a legislação trabalhista pode ser um desafio e tanto. Com o HRIS, esse processo se torna automático e muito mais seguro, evitando erros e atrasos.
Outro pilar importante é o módulo de recrutamento. Com ele, é possível gerenciar todo o processo seletivo, desde a postagem de vagas até o acompanhamento dos candidatos. Tudo fica centralizado, facilitando a vida dos recrutadores e garantindo uma visão clara do pipeline de talentos.
Além disso, o treinamento e desenvolvimento também integra o sistema. O HRIS permite organizar programas de treinamento, acompanhar o progresso dos funcionários e garantir que a equipe esteja sempre evoluindo.
E não podemos esquecer a gestão de desempenho. Avaliar o desempenho dos colaboradores de forma justa e eficiente é uma tarefa que exige uma boa estrutura de dados. O HRIS facilita essa avaliação ao fornecer detalhes claros e personalizáveis, que ajudam gestores e funcionários a entender onde estão e como podem melhorar.
Esses são apenas alguns dos componentes básicos de um HRIS. Outras funcionalidades, como a gestão de benefícios, controle de ponto e até a administração de políticas de conformidade, fazem parte do pacote, dependendo da solução que você escolher. O importante é que, com um HRIS, todos esses processos passam a funcionar de forma integrada, trazendo mais organização, agilidade e eficiência para o dia a dia da empresa.
Quem usa o HRIS não dia a dia? O primeiro grupo, claro, é uma equipe de RH. São eles que tiram o máximo proveito das funcionalidades de automação e gerenciamento. O sistema ajuda o departamento a ser mais eficiente e a se concentrar em questões estratégicas, deixando as tarefas burocráticas para o HRIS.
Os gestores também se beneficiam, principalmente nas áreas de recrutamento, desempenho e desenvolvimento de talentos. Eles podem acessar informações sobre suas equipes, acompanhar metas e resultados e tomar decisões baseadas em dados confiáveis e atualizados.
Por último estão os funcionários. Com um HRIS bem configurado, os colaboradores podem acessar seu próprio histórico de pagamento, solicitar férias, verificar benefícios e até participar de processos de avaliação de desempenho. Isso aumenta a transparência e a satisfação, pois dá ao funcionário mais controle sobre suas informações e trajetórias dentro da empresa.
Toda empresa, em algum momento, se depara com a necessidade de dar um passo adiante na gestão de pessoas. Mas como saber se é a hora certa de investir em um HRIS? Alguns sinais indicam que chegou o momento de automatizar processos e melhorar a eficiência do RH.
A primeira declaração clara é o crescimento da empresa. Quando o número de colaboradores aumenta e o volume de tarefas manuais começa a sobrecarregar o tempo de RH, é um forte sinal de que um sistema mais robusto é necessário.
Se uma equipe de RH está gastando horas preciosas tentando organizar folhas de pagamento, benefícios ou fazer o recrutamento de forma manual, o HRIS pode ser uma solução perfeita para aliviar essa carga e trazer mais agilidade.
Outro cenário típico é a dificuldade de acesso e gerenciamento de informações de forma centralizada. Se sua empresa ainda usa planilhas e diferentes softwares para controlar dados de funcionários, é provável que informações importantes sejam perdidas ou desatualizadas. Um HRIS integra tudo isso, deixando os dados organizados e simples de acesso, o que facilita na hora de tomar decisões rápidas e informadas.
Além disso, se sua empresa está começando a pensar em estratégias mais avançadas de desenvolvimento de talentos e gestão de desempenho, o HRIS pode ser uma peça essencial. Ele oferece as ferramentas possíveis para que o RH deixe de ser apenas um departamento operacional e passe a atuar de forma mais estratégica, contribuindo diretamente para o crescimento do negócio.
Assim, se o volume de trabalho manual é alto, os dados estão espalhados ou a empresa precisa de uma abordagem mais estratégica para o RH, pode ter certeza: é hora de considerar a implementação de um HRIS.
Falar sobre os benefícios de um HRIS é importante, mas nada melhor do que ver a ferramenta em ação para entender seu real impacto no dia a dia das empresas. Por isso, separei alguns exemplos práticos de como o HRIS pode transformar a operação de uma organização, otimizando processos e melhorando a gestão de pessoas.
Imagine uma empresa com 500 colaboradores, onde uma equipe de RH gastava dias ajustando a folha de pagamento manualmente. Cada erro gerava retrabalho, atrasos e, claro, frustração. Com a implementação de um HRIS, o cenário mudou completamente. Agora, todos os dados estão integrados, e o processamento da folha é feito de forma automática, minimizando erros e garantindo que tudo esteja em conformidade com a legislação. O resultado? A equipe de RH ganhou tempo para se dedicar a tarefas mais estratégicas, e os colaboradores ficaram mais satisfeitos com a pontualidade dos pagamentos.
Em uma empresa de tecnologia que estava em rápido crescimento, o processo de recrutamento se tornou um desafio. Com várias vagas abertas, currículos chegando por e-mail e entrevistas sendo agendadas de forma descentralizada, o RH tinha dificuldade em acompanhar o andamento de cada candidato. Após a implementação do HRIS, tudo mudou. O sistema centralizou o rastreamento de currículos, permitiu agendamento automático de entrevistas e acompanhou cada etapa do processo de forma seletiva. Isso agilizou o recrutamento e garantiu uma experiência melhor para os candidatos.
Outro exemplo vem de uma empresa que queria melhorar sua gestão de desempenho. Antes do HRIS, as avaliações eram feitas de forma esporádica e com pouca padronização. Com a ferramenta em ação, o RH conseguiu implementar um sistema de avaliação contínua, onde os gestores acompanham o progresso de suas equipes ao longo do ano, definem metas claras e oferecem feedback estruturado. O HRIS ajudou a tornar o processo mais transparente e eficiente, o que impactou diretamente na motivação e no desenvolvimento dos colaboradores.
Viu como o HRIS pode ser um verdadeiro aliado das empresas, facilitando a gestão de pessoas e otimizando operações? Seja na automatização de tarefas, na centralização de informações ou no acompanhamento de desempenho, a ferramenta faz a diferença no dia a dia e traz resultados que impactam a organização como um todo.
Embora os sistemas de RH, como o HRIS, tragam benefícios significativos para a gestão de pessoas, a implementação e o uso dessas ferramentas nem sempre são um mar de rosas. Na prática, muitas empresas enfrentam uma série de desafios ao tentar integrar essas soluções na sua rotina. Esses obstáculos podem ser técnicos, organizacionais e até culturais. Vamos falar de cada um deles agora.
Um dos primeiros obstáculos que muitos encontram é a parte técnica da implementação nas empresas. Escolher o sistema certo, garantir que ele se integre às outras ferramentas que a empresa já utiliza e, claro, treinar uma equipe para usá-lo corretamente, pode ser uma verdadeira dor de cabeça. Além disso, a segurança dos dados é sempre uma preocupação importante. Com informações tão sensíveis sobre os colaboradores, as empresas precisam garantir que o sistema escolhido cumpra rigorosamente as normas de proteção de dados, como a LGPD.
Uma mudança na forma como se opera o RH também pode causar resistência interna. Muitas vezes, os processos manuais e planilhas são vistos como “confortáveis” porque são familiares, mesmo que não sejam os mais eficientes. Mudar essa mentalidade dentro da empresa pode ser complicado. Outro ponto é que, ao centralizar todas as funções de RH em um único sistema, é necessário reorganizar os fluxos de trabalho e alinhar as expectativas dos diferentes departamentos. Isso exige planejamento e comunicação eficiente para evitar confusões e falhas no processo.
A resistência à mudança é outro desafio comum a muitas organizações. Algumas empresas podem ter dificuldades em aceitar novas tecnologias, especialmente se a cultura interna for mais tradicional. Introduzir um sistema que transforme a maneira como os colaboradores acessam suas informações, solicitam benefícios ou participam de processos de avaliação podem gerar receio ou insegurança. Para superar isso, é fundamental investir em comunicação clara e treinamento adequado, mostrando os benefícios que essas mudanças trarão no longo prazo.
Decidir implementar um HRIS é um passo importante para as empresas, mas como em qualquer grande decisão, é essencial analisar alguns pontos antes de mergulhar de cabeça. Afinal, além de ser uma ferramenta poderosa, o HRIS também precisa se encaixar nas necessidades e na realidade da sua organização. Vamos dar uma olhada em alguns fatores fundamentais que você deve considerar antes de fazer essa escolha.
O primeiro ponto que sempre vem à mente é o custo. Um HRIS pode representar um investimento significativo, tanto em termos de aquisição quanto de manutenção. Por isso, é essencial avaliar o orçamento disponível e entender qual solução faz mais sentido para o porte e as necessidades da sua empresa. Lembre-se de considerar não só o custo inicial do software, mas também os gastos com treinamento, suporte e possíveis atualizações ao longo do tempo.
Outro fator crucial é a integração. O HRIS que você escolher precisará se comunicar bem com os outros sistemas que sua empresa já utiliza, como o ERP ou ferramentas financeiras. Se o novo sistema não conseguir se integrar às plataformas existentes, pode acabar criando mais trabalho, em vez de facilitar a vida do RH. Por isso, é importante garantir que a solução escolhida ofereça boas opções de integração ou, pelo menos, que seja flexível o suficiente para ser adaptada às suas necessidades.
Você também deve pensar no futuro da sua empresa. Hoje, pode ser que o seu negócio tenha 100 colaboradores, mas e daqui a dois ou três anos? O sistema de HRIS que você está considerando será capaz de acompanhar o crescimento da empresa? Esse é um ponto essencial, porque escolher uma solução que não seja escalável pode levar a custos adicionais no futuro, quando for preciso migrar para um sistema mais robusto. Portanto, opte por um sistema que possa crescer junto com o seu negócio, atendendo a novas demandas à medida que elas surgirem.
Há também o suporte. Não importa o quão intuitivo e funcional o HRIS seja, é essencial ter uma equipe de suporte disponível para ajudar com qualquer problema ou dúvida que surja. Verifique se o fornecedor do sistema oferece suporte técnico eficiente, com prazos de resposta adequados e disponibilidade compatível com a sua empresa. Isso pode evitar dores de cabeça e garantir que o sistema funcione corretamente o tempo todo.
Um dos grandes trunfos do HRIS é a sua capacidade de integração com outros sistemas que já fazem parte da rotina empresarial. Quando bem implementado, o HRIS pode se conectar a ferramentas como ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) e até sistemas financeiros, criando sinergia entre os departamentos e melhorando a eficiência de toda a operação. Vamos ver agora quais são as ferramentas mais comumente integradas à HRIS.
O ERP é o coração da gestão empresarial, e integrá-lo ao HRIS é um dos passos mais poderosos que uma empresa pode dar. Quando os dois sistemas conversam entre si, os dados de RH, como folha de pagamento, ausências, férias e outros indicadores, podem ser sincronizados automaticamente com os módulos financeiros e contábeis do ERP. Isso significa menos trabalho manual e mais soluções na hora de fechar o balanço financeiro da empresa. Além disso, a integração permite que as informações de custos com pessoal sejam mais facilmente associadas a projetos e centros de custo, o que melhora a visibilidade dos gastos e a tomada de decisões.
Quando falamos de integração entre HRIS e CRM, o benefício principal é melhorar a gestão de equipes de vendas e atendimento ao cliente. Por exemplo, ao integrar esses sistemas, você pode cruzar dados de desempenho e métricas de vendas com informações de treinamento, metas e feedbacks. Isso permite uma visão clara de como o desempenho dos funcionários impacta nas vendas e nos resultados da empresa. E mais: o RH pode usar essas informações para ajustar planos de desenvolvimento e recompensas, garantindo que os colaboradores estejam sempre motivados e alinhados com os objetivos da organização.
Outra integração fundamental é com sistemas financeiros. Com o HRIS integrado ao software financeiro da empresa, os processos relacionados a revisões, impostos e benefícios fluem de maneira mais suave e automatizada. As informações sobre horas trabalhadas, bonificações e deduções podem ser transmitidas automaticamente, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e minimizando erros. Além disso, essa integração ajuda na criação de relatórios financeiros mais precisos e atualizados, oferecendo aos gestores uma visão completa da relação entre a folha de pagamento e a saúde financeira da empresa.
Uma abordagem integrada traz uma série de benefícios para os processos empresariais. A comunicação entre diferentes sistemas elimina silos de informações, melhora a precisão dos dados e, principalmente, economiza tempo. Isso dá aos gestores uma visão 360º da empresa, facilitando a análise de desempenho, a projeção de custos e o planejamento estratégico. No fim das contas, a integração do HRIS com outros sistemas corporativos otimiza a gestão de pessoas e contribui para o sucesso da empresa como um todo.
Com a transformação digital em alta, uma preocupação que não dá para deixar de lado é a segurança dos dados. E quando falamos em informações pessoais dos colaboradores, o assunto ganha ainda mais relevância. É aí que entra a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) , que veio para garantir que as empresas cuidem dos dados de seus funcionários com a seriedade que eles merecem.
Mas como garantir que tudo esteja em conformidade com a LGPD, especialmente em meio à avalanche de informações que o RH lida no dia a dia? Um bom HRIS pode ser o seu maior aliado nessa missão.
O HRIS é uma solução prática para organizar e proteger os dados dos colaboradores. E a melhor parte? Ele faz isso respeitando todas as exigências da LGPD. Como? Primeiro, centralizando tudo em um só lugar e garantindo que o acesso seja controlado. Em vez de documentos espalhados por planilhas ou arquivos físicos, você tem um sistema que cuida de tudo com segurança e eficiência.
Além disso, o HRIS facilita o gerenciamento do consentimento dos colaboradores. Com a LGPD, a empresa precisa garantir que todos os dados pessoais sejam usados com permissão de vida, e o sistema ajuda a documentar e armazenar essas autorizações de forma organizada. É transparência na prática e menos dor de cabeça para o RH.
Um bom HRIS oferece várias camadas de proteção. A criptografia, por exemplo, garante que os dados estejam sempre seguros, mesmo em caso de tentativa de acesso não autorizado. Isso significa que, mesmo que alguém tente dar uma espiada, as informações estarão totalmente protegidas.
Outro ponto é o controle de acesso. Nem todo mundo precisa ver tudo, certo? Com o HRIS, você pode definir exatamente quem pode acessar cada tipo de dado. Isso evita aquele clássico problema de informações cairem nas mãos erradas.
E, claro, a auditoria é uma função essencial. Com o HRIS, você pode acompanhar quem acessou ou alterou qualquer dado, criando um histórico detalhado que garante que tudo esteja em conformidade com a LGPD. Isso dá uma camada extra de segurança e ajuda a identificar qualquer atividade suspeita logo de cara.
Quais são os benefícios de migrar o HRIS para a nuvem?
Migrar o HRIS para a nuvem é uma realidade. E não é à toa: a mudança traz uma série de vantagens que tornam a gestão de pessoas muito mais eficiente e flexível. Se antes a ideia de ter tudo “na nuvem” parecia algo distante e caro, hoje isso mudou completamente. Veja agora algumas das razões pelas quais é bom programar sua ferramenta para a cloud em breve.
Esse é um dos maiores benefícios. Quando o HRIS está na nuvem, você pode ampliar sua capacidade de acordo com o crescimento da empresa. Contratou mais funcionários? Abriu uma nova filial? Sem problemas! O sistema cresce junto com você, sem necessidade de grandes investimentos em infraestrutura. É como ter um armário em que sempre cabe mais roupas sem precisar de reformas!
Outro ponto que transforma o jogo é a acessibilidade. Com o HRIS na nuvem, o sistema pode ser acessado de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que haja uma conexão com a internet. Isso significa que uma equipe de RH não precisa mais estar presa ao escritório para realizar tarefas importantes. E mais: os colaboradores também podem acessar suas informações, como holerites e saldos de férias, diretamente de seus dispositivos. Isso facilita a vida de todo o mundo e melhora a experiência do funcionário, que ganha mais autonomia.
E claro, precisamos falar sobre redução de custos. Com o HRIS na nuvem, você economiza em infraestrutura física, como servidores e manutenção de TI. Isso porque o provedor do serviço é responsável por manter tudo funcionando, com backups regulares e atualizações automáticas. Além disso, uma empresa paga apenas pelo que usa, o que evita gastos desnecessários e otimiza o orçamento. Assim, o dinheiro que seria destinado a hardware e suporte técnico pode ser investido em áreas mais estratégicas do negócio.
Escolher o HRIS ideal para sua empresa pode parecer uma tarefa desafiadora, já que existem muitas opções no mercado e cada uma com diferentes características. Mas não se preocupe! Com alguns critérios bem definidos, você pode tomar a decisão certa e garantir que o sistema escolhido realmente atenda às necessidades de sua equipe de RH e da empresa como um todo.
O primeiro passo é entender bem as necessidades específicas de sua empresa. Pergunte-se: quais são os desafios que você está enfrentando hoje no RH? Você está precisando de mais agilidade na folha de pagamento? Tem dificuldades em acompanhar o desempenho dos colaboradores? Cada empresa tem suas particularidades, e identificar essas prioridades vai te ajudar a escolher um sistema que resolva os problemas que realmente importam. Não adianta optar por uma solução repleta de funcionalidades que você não vai usar.
Outro classificador fundamental é a facilidade de uso. O sistema que você escolher precisa ser intuitivo, tanto para a equipe de RH quanto para os gestores e colaboradores. Não adianta investir em uma ferramenta cheia de recursos, se ela for complicada demais de operar.
Um bom HRIS deve ser amigável, com uma interface simples e que não exija um manual de 500 páginas para entender como funciona.
Como vimos, a integração também é uma questão essencial. O HRIS não pode trabalhar de forma isolada. Ele precisa se conectar com outros sistemas que sua empresa já utiliza, como ERP, CRM e plataformas financeiras. Isso facilita o fluxo de informações entre diferentes áreas e elimina a necessidade de inserir os mesmos dados em várias ferramentas. Então, na hora de escolher, verifique se o HRIS tem boas opções de integração ou se oferece APIs flexíveis.
O custo-benefício é outro ponto que deve estar no seu radar. Aqui, não estamos falando apenas do preço inicial da solução, mas de todo o pacote. Considere o custo de melhorias, treinamento, suporte e atualizações possíveis. O sistema escolhido deve caber no seu orçamento, mas também precisa oferecer um retorno significativo. Às vezes, vale a pena investir um pouco mais em uma solução robusta para compensar no longo prazo, especialmente se ela reduzir retrabalhos e aumentar a eficiência do RH.
Por último, pense na escalabilidade do sistema. Sua empresa está crescendo? Pretende abrir novas filiais ou contratar mais funcionários em breve? Então, escolha um HRIS que possa acompanhar essa expansão sem grandes dores de cabeça. Um sistema escalável garante que você não precisará migrar para outra solução tão cedo, evitando gastos e problemas no futuro.
Decidiu que o HRIS é uma solução certa para sua empresa? Excelente escolha! Agora é hora de garantir que a implementação seja tão eficiente quanto o sistema promete ser. A transição para um novo software pode ser desafiadora, mas com alguns passos bem definidos e boas práticas, você vai conseguir uma tranquilidade e sem dores de cabeça. Confira o caminho das pedras.
O primeiro passo para uma implementação bem-sucedida é o planejamento. Antes de mergulhar no processo, alinhe as expectativas com a equipe de RH e com outros departamentos que possam ser impactados. Defina o que você espera do HRIS, quais são as prioridades na implementação e no cronograma.
Outra boa prática é escolher o fornecedor certo. Não é só sobre o sistema em si, mas também sobre o suporte que você vai receber durante e após a implementação. O parceiro certo vai oferecer treinamento, suporte técnico e estar disponível para ajudar com qualquer problema que surgir.
A implementação de um HRIS é uma mudança que impacta toda a empresa. Por isso, envolver a equipe desde o início é fundamental. Desde a escolha do sistema até os testes, tenha um tempo dos colaboradores envolvidos no processo para garantir que o sistema atenda às necessidades de todos. Além disso, isso ajuda a aumentar a adesão e a liberdade do novo sistema por parte dos funcionários.
Um dos erros mais comuns na implementação de um HRIS é subestimar a importância da capacitação. Treinar a equipe é fundamental para garantir que todos saibam como usar o novo sistema corretamente. Invista tempo e recursos em treinamentos para o RH, gestores e colaboradores, garantindo que o uso do HRIS seja intuitivo e eficiente desde o primeiro dia.
Antes de lançar o sistema oficialmente, faça testes. Crie um ambiente de testes onde você possa simular os processos reais do RH, como o processamento da folha de pagamento ou a gestão de benefícios. Isso permite que você identifique problemas e ajustes antes que o sistema entre em operação de fato, evitando problemas depois.
Após o lançamento, o trabalho não acaba. O acompanhamento pós-implementação é essencial para garantir que tudo funcione corretamente. Fique atento ao feedback dos usuários e faça as configurações necessárias. Além disso, mantenha uma comunicação aberta com o fornecedor para garantir que qualquer problema seja resolvido rapidamente.
Se o RH já passou por grandes transformações com a digitalização, prepare-se, porque o futuro promete ainda mais inovação. As tendências que estão surgindo no universo dos Sistemas de Informação de Recursos Humanos (HRSI) mostram que o RH está cada vez mais integrado à tecnologia, tornando-se um parceiro estratégico no desenvolvimento das empresas. E tecnologias como Inteligência Artificial (IA), análise de dados preditivos e automação estão na linha de frente dessas mudanças. Vejamos mais sobre cada um deles.
A Inteligência Artificial já deixou de ser coisa de ficção científica e está começando a se transformar na forma como o RH trabalha. Com a IA, os HRISs ganham uma capacidade impressionante de automatizar tarefas repetitivas, como triagem de currículos, respostas automáticas a candidatos e até a gestão de benefícios. Além disso, a IA pode ajudar a identificar padrões de comportamento e prever problemas, como o aumento da rotatividade. Imagine poder antecipar quando um colaborador está prestes a sair da empresa e agir antes que isso aconteça? Esse é o tipo de apontamento que a IA traz, permitindo que o RH seja mais proativo.
Outra tendência que está revolucionando a gestão de pessoas é a análise de dados preditivos. Se antes os dados de RH eram usados apenas para registrar informações passadas, agora eles servem para prever o futuro. Com os HRISs modernos, é possível analisar o desempenho dos colaboradores e, a partir daí, prever quem está prestes a alcançar metas, quem precisa de mais suporte e até quais habilidades serão úteis no futuro da empresa. Essa capacidade de antecipação dá ao RH um papel estratégico na tomada de decisões, ajudando a planejar melhor o desenvolvimento de talentos e a criar equipes de alto desempenho.
A automação também está cada vez mais presente nos HRISs. Hoje, muitas das tarefas que antes eram planejadas para o esforço manual — como o processamento da folha de pagamento, controle de ponto e gestão de benefícios — podem ser feitas automaticamente pelo sistema. A automação é uma das ferramentas que mais ajudam a transformar o RH de um departamento operacional para um braço essencial no crescimento da empresa.
Com essas tecnologias cada vez mais presentes, o futuro da gestão de pessoas está mais centrado em dados. Portanto, as empresas que adotam essas inovações estarão um passo à frente na criação de ambientes de trabalho mais ágeis e focados no bem-estar dos colaboradores. A capacidade de prever tendências de comportamento e agir de forma antecipada coloca o RH como um verdadeiro parceiro estratégico no crescimento das organizações. E à medida que essas tecnologias evoluem, podemos esperar que o papel do RH se torne ainda mais central na definição do sucesso das empresas.
Quando pensamos em implementar um HRIS, uma das primeiras perguntas que surgem é: “Quanto isso vai custar?”. E, claro, logo em seguida vem a outra: “Vale o investimento?”. A boa notícia é que, com planejamento, você pode entender tanto os custos envolvidos quanto o retorno sobre o investimento (ROI) e, com isso, tomar uma decisão mais consciente.
O custo de implementação de um HRIS pode variar bastante, dependendo de fatores como o tamanho da empresa, a complexidade do sistema e os módulos escolhidos. Empresas menores podem optar por soluções mais simples, enquanto grandes corporações provavelmente precisarão de algo mais robusto, com mais funcionalidades. E aqui há gastos como:
Por mais que os custos possam parecer altos em um primeiro momento, é importante lembrar que um HRIS tem o potencial de melhorar as operações, reduzir erros e melhorar a eficiência do RH – o que nos leva à próxima questão.
O retorno sobre o investimento (ROI) é um indicador-chave que vai te ajudar a entender se o dinheiro investido no HRIS está realmente valendo a pena. Calcular o ROI pode parecer complicado, mas com alguns dados simples, é possível chegar a um número que mostre o impacto financeiro do sistema na chegada à sua empresa.
Para calcular o ROI, a fórmula básica é:
Ou seja, você vai subtrair o custo total do HRIS (incluindo licenciamento, treinamento, integração etc.) dos ganhos obtidos com o sistema (como a redução de custos operacionais, maior eficiência e menos erros). Depois, basta dividir esse resultado pelo custo total e multiplicar por 100 para ter o percentual de retorno.
Os ganhos, por exemplo, podem incluir:
Depois de explorar tudo o que o HRIS pode fazer, fica claro que ele não é um verdadeiro parceiro na gestão de pessoas. Com a capacidade de automatizar processos e centralizar informações, o HRIS libera o RH das tarefas operacionais. É como ter aquele assistente que organiza tudo, deixando você livre para pensar no futuro.
O HRIS também traz inteligência para o dia a dia do RH, permitindo decisões mais ágeis e baseadas em dados. Isso faz toda a diferença quando o assunto é acompanhar a evolução da equipe, prever desafios e garantir que cada movimento da empresa esteja alinhado com seus objetivos maiores. E, claro, tudo isso com segurança de dados e conformidade com a LGPD em dia, porque tranquilidade nunca é demais.
Agora você entende por que investir em um HRIS não é apenas sobre eficiência, mas sobre dar um passo importante na direção de um RH mais estratégico, conectado com o futuro da empresa? Se você busca otimizar a gestão de pessoas e preparar sua organização para os desafios que surgem pela frente, o HRIS é uma aposta certa.
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*Martha Marques é jornalista e criadora de conteúdo há 20 anos. Para a Ticket, escreve sobre benefícios corporativos e o complexo e apaixonante mundo das relações de trabalho.
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