Saiba como utilizar o organograma funcional para melhorar sua estrutura organizacional

Compartilhe

Em um mundo empresarial cada vez mais dinâmico e complexo, é essencial ter uma estrutura organizacional bem definida para garantir o bom funcionamento de uma empresa. 

O organograma funcional é uma ferramenta poderosa que auxilia na organização interna, permitindo visualizar a divisão e a ligação entre diferentes departamentos, funções e cargos. 

Neste artigo, vamos explorar seu conceito, suas vantagens, modelos e como elaborá-lo de forma eficaz. Acompanhe!

O que é um organograma funcional?

Um organograma funcional é uma representação gráfica da estrutura organizacional de uma empresa. Ele mostra as diferentes áreas, departamentos, funções e cargos, bem como a hierarquia existente entre eles. É uma ferramenta que ajuda a visualizar a divisão do trabalho e a comunicação dentro da organização.

Por que o organograma funcional é interessante para o RH da sua empresa?

O organograma funcional é especialmente interessante para o setor de Recursos Humanos (RH) de uma empresa, pois permite uma compreensão clara das relações de trabalho, cargos e responsabilidades. 

Isso facilita o recrutamento e seleção de candidatos, o desenvolvimento de planos de carreira, a identificação de lacunas de habilidades e a definição de estratégias de treinamento e desenvolvimento.

Além disso, ele promove a transparência organizacional, permitindo que os colaboradores entendam melhor a estrutura da empresa e seus papéis dentro dela.

Saiba mais: Recrutamento, seleção e retenção de talentos: um guia completo.

Quais são os principais modelos dessa ferramenta?

Existem diferentes modelos de organogramas funcionais que podem ser utilizados, dependendo das necessidades e características da empresa. Confira alguns dos principais modelos abaixo.

• Organograma vertical: é o modelo mais comum, no qual as posições e hierarquias são representadas por meio de linhas verticais, mostrando a cadeia de comando e a estrutura hierárquica da empresa;
• Organograma horizontal: nesse modelo, as informações são organizadas horizontalmente, destacando as diferentes áreas funcionais ou departamentos da empresa. É útil para visualizar a colaboração e a comunicação entre os diferentes setores;
• Organograma matricial: é uma combinação dos modelos vertical e horizontal, onde as linhas representam a hierarquia e as colunas representam as diferentes áreas ou projetos em que os colaboradores estão envolvidos. É ideal para empresas com estruturas mais flexíveis e equipes multifuncionais;
• Organograma em árvore: esse modelo utiliza uma estrutura de ramificação semelhante a uma árvore, onde os diferentes níveis hierárquicos são representados em diferentes camadas. É útil para empresas com uma hierarquia complexa e muitos níveis de gestão.

Quais as vantagens em contar com um organograma funcional?

Utilizar um organograma funcional traz diversas vantagens para a empresa. Vejamos algumas delas a seguir.

• Clareza na estrutura organizacional: oferece uma visão clara e visual da estrutura da empresa, ajudando os colaboradores a entenderem como os diferentes departamentos e cargos se relacionam;
• Comunicação eficaz: ao identificar as linhas de comunicação e a quem cada colaborador se reporta, facilita a comunicação interna, evitando conflitos e garantindo uma troca de informações mais eficiente;
• Identificação de lacunas: permite detectar lacunas na estrutura organizacional, como áreas com poucos recursos ou sobrecarregadas de trabalho, permitindo tomar medidas corretivas e melhorar a distribuição de recursos;
• Definição de responsabilidades: possibilita definir claramente as responsabilidades de cada cargo e função, evitando sobreposições ou lacunas de responsabilidades;
• Facilita a tomada de decisões: ao visualizar a estrutura organizacional, os gestores podem tomar decisões mais informadas e estratégicas, levando em consideração as diferentes áreas e funções envolvidas.

Saiba mais: Comunicação interna e externa para deixar tudo mais claro diante de uma crise.

Por que é importante entender a divisão e ligação entre diferentes departamentos?

Compreender a divisão e a ligação entre diferentes departamentos é essencial para o funcionamento eficaz de uma empresa. Cada departamento desempenha um papel específico na realização das metas e objetivos organizacionais, e a colaboração entre eles é fundamental para o sucesso do negócio.

Um organograma do tipo permite visualizar como os departamentos se interconectam, quais são as linhas de comunicação e como as tarefas são distribuídas entre eles. Isso promove a sinergia entre os departamentos, evitando redundâncias, conflitos e garantindo uma maior eficiência operacional.

Quais ferramentas podem ser utilizadas para desenvolver um organograma funcional?

Existem várias ferramentas que podem ser utilizadas para desenvolver um organograma. Veja algumas das mais populares abaixo.

• Softwares de criação de diagramas: ferramentas como o Microsoft Visio, Lucidchart e Draw.io permitem criar organogramas funcionais de forma visual e intuitiva. Eles oferecem recursos para adicionar caixas, linhas de conexão e personalizar a aparência do organograma;
• Planilhas eletrônicas: programas como o Microsoft Excel ou o Google Sheets também podem ser utilizados para criar um organograma. Embora não sejam tão visualmente atrativos quanto os softwares de diagramas, as planilhas oferecem a vantagem de serem fáceis de atualizar e compartilhar com outras pessoas;
• Softwares de gestão de RH: algumas soluções de software de gestão de recursos humanos incluem recursos para criar e manter organogramas funcionais. Essas ferramentas geralmente permitem vincular o organograma às informações de cada colaborador, facilitando a gestão de equipes e a visualização das hierarquias.

Como elaborar um organograma funcional?

Para elaborar um organograma eficaz, siga as dicas que reunimos abaixo.

• Identifique as funções e cargos existentes na sua empresa: liste todas as funções e cargos da organização, desde a alta direção até os níveis operacionais;
• Estabeleça a hierarquia: defina a hierarquia de cargos, indicando os superiores de cada função e como a autoridade flui dentro da organização;
• Agrupe as funções em departamentos: agrupe as funções semelhantes em departamentos, levando em consideração a lógica e as necessidades da empresa;
• Crie caixas de espaço para representar cada função ou cargo: utilize um software de criação de diagramas ou uma planilha eletrônica para criar espaços que representam cada função ou cargo. Coloque os nomes dos colaboradores e seus respectivos cargos dentro desses espaços;
• Conecte as caixas com linhas: crie linhas de conexão entre as caixas para mostrar as relações hierárquicas e as linhas de comunicação entre os diferentes cargos e departamentos;
• Atualize e compartilhe o organograma: lembre-se de manter o organograma atualizado à medida que ocorrerem mudanças na estrutura organizacional. Compartilhe-o com os colaboradores para que todos tenham acesso a essa informação importante.

Confira também: Organograma Vertical: o que é e como elaborar [Guia 2023]

Conclusão

O organograma funcional é uma ferramenta indispensável para melhorar a estrutura organizacional e promover a eficiência dentro de uma empresa. Ele oferece uma visão clara da divisão e ligação entre diferentes departamentos, funções e cargos, facilitando a comunicação, a colaboração e a tomada de decisões. 

Um outro exemplo para fortalecer a estrutura interna é oferecer benefícios que mantenham as equipes motivadas e engajadas, como os benefícios flexíveis da Ticket. 

Conheça o Ticket Flex e ofereça aos seus colaboradores a possibilidade de desfrutar de refeições nos seus restaurantes preferidos e compras em supermercados!