Saiba como melhorar o processo de folha de pagamento da sua empresa

A folha de pagamento é um documento que registra todos os pagamentos e descontos dos colaboradores de uma empresa, incluindo salários, benefícios, impostos, contribuições e encargos sociais. 

 

Ela é essencial para garantir o cumprimento das obrigações legais, a transparência nas relações trabalhistas e a satisfação dos colaboradores.

 

Neste artigo, vamos falar sobre os componentes desse processo, como calcular e reduzir custos, como evitar erros e como automatizar e melhorar esse fluxo em sua empresa. Acompanhe!

 

O que é folha de pagamento e quais são os seus componentes?

 

Trata-se de um documento que contém todas as informações referentes aos pagamentos e descontos dos colaboradores de uma empresa em um determinado período, geralmente mensal. Ela é composta por vários elementos, como:

 

• Salário-base: é o valor fixo que o colaborador recebe pelo seu trabalho, de acordo com o seu cargo, a sua função e a sua jornada;
• Horas extras: são as horas trabalhadas além da jornada normal, que devem ser remuneradas com um acréscimo de no mínimo 50% sobre o valor da hora normal;
• Adicionais: são valores pagos ao colaborador por condições especiais de trabalho, como insalubridade, periculosidade, noturno, transferência etc.;
• Gratificações: são valores pagos ao colaborador por motivos diversos, como produtividade, assiduidade, função de confiança etc.;
• Comissões: são valores pagos ao colaborador por vendas ou serviços realizados, geralmente calculados sobre um percentual do valor da venda ou do serviço;
• Benefícios: são valores ou serviços oferecidos pela empresa ao colaborador, como vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, plano odontológico, seguro de vida etc.;
• Férias: são 30 dias de descanso remunerado a que o colaborador tem direito a cada 12 meses trabalhados, com o acréscimo de um terço sobre o salário normal;
• Décimo terceiro salário: é um salário extra que o colaborador recebe no final do ano, proporcional aos meses trabalhados;
• FGTS: é o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, que corresponde a 8% do salário do colaborador depositado em uma conta vinculada na Caixa Econômica Federal. O FGTS pode ser sacado em situações específicas, como demissão sem justa causa, aposentadoria, compra da casa etc.;
• INSS: é a contribuição previdenciária que o colaborador e a empresa pagam ao Instituto Nacional do Seguro Social. O valor varia de acordo com a faixa salarial do colaborador e garante o direito a benefícios como aposentadoria, auxílio-doença, pensão por morte  etc.;
• IRPF: é o Imposto de Renda Pessoa Física, que incide sobre os rendimentos do colaborador acima de um determinado valor. O valor varia de acordo com a faixa salarial do colaborador e com as deduções permitidas pela legislação;
• Outros descontos: são valores descontados do colaborador por motivos diversos, como faltas, atrasos, adiantamentos, empréstimos consignados, pensão alimentícia, sindicato etc.

 

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Quais são as obrigações legais relacionadas à folha de pagamento?

 

Deve ser elaborada e mantida pela empresa conforme as normas trabalhistas e previdenciárias vigentes. Além disso, a empresa deve emitir e entregar ao colaborador o contracheque ou holerite, que é um comprovante detalhado dos pagamentos e descontos realizados.

 

A empresa também deve recolher e repassar aos órgãos competentes os impostos e contribuições incidentes sobre a folha de pagamento. Alguns exemplos são:

 

• eSocial: é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. É um sistema que unifica e simplifica o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais da empresa e dos colaboradores, tais como CAGED, RAIS, DCTF INSS e DCTF IRRF; 
• GFIP: é o Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social. É um documento que informa os dados dos colaboradores e os valores recolhidos ao FGTS e ao INSS;
• GPS: é o Guia da Previdência Social. É um documento que comprova o pagamento das contribuições previdenciárias da empresa e dos colaboradores ao INSS;
• DARF: é o Documento de Arrecadação de Receitas Federais. É um documento que comprova o pagamento dos impostos federais, como o IRPF e o PIS/PASEP;
• CAGED: é o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. É um sistema que registra as admissões e demissões de colaboradores com carteira assinada;
• RAIS: é a Relação Anual de Informações Sociais. É um relatório que informa os dados dos colaboradores e da empresa, como salários, benefícios, jornada etc.

 

Aprenda a calcular a folha de pagamento

 

Esse cálculo envolve várias etapas e variáveis que dependem do tipo de contrato, da jornada, do salário, dos benefícios, dos descontos e das alíquotas aplicáveis a cada colaborador. 

 

Por isso, é recomendável contar com a ajuda de um profissional especializado ou de um software específico para realizar essa tarefa. De forma simplificada, a conta pode ser feita seguindo os passos abaixo:

 

• Somar os valores referentes ao salário-base e aos adicionais (horas extras, gratificações, comissões etc.) para obter o salário bruto do colaborador;
• Aplicar as alíquotas correspondentes ao INSS e ao IRPF sobre o salário bruto para obter os valores dos descontos desses impostos;
• Subtrair os valores referentes aos descontos (INSS e IRPF, vale-transporte, vale-refeição etc.) do salário bruto para obter o salário líquido do colaborador;
• Multiplicar o salário líquido do colaborador pelo número de colaboradores para obter o valor total da folha de pagamento.

 

Quer reduzir custos com a folha de pagamento?

 

Por se tratar de um dos principais custos de uma empresa e poder comprometer a sua lucratividade se não for bem gerenciada, é importante buscar formas de reduzir custos com folha de pagamento, sem prejudicar a qualidade do trabalho e a motivação dos colaboradores. Algumas dicas são:

 

• Planejar bem as contratações e demissões, evitando excesso ou falta de pessoal e os custos decorrentes desses processos;
• Oferecer benefícios flexíveis, permitindo que os colaboradores escolham os que mais se adequam às suas necessidades e preferências;
• Negociar com fornecedores de benefícios, buscando melhores condições e preços para os serviços contratados;
• Incentivar o trabalho remoto ou híbrido, reduzindo os gastos com infraestrutura, transporte, energia etc.;
• Investir em treinamento e capacitação dos colaboradores, aumentando a produtividade e a qualidade do trabalho;
• Adotar modelos alternativos de contratação, como terceirização, temporário ou intermitente, conforme a demanda e a natureza do trabalho.

 

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Evite erros na folha de pagamento!

 

Erros podem gerar prejuízos financeiros, fiscais e jurídicos para a empresa, além de insatisfação e desconfiança por parte dos colaboradores. Por isso, é fundamental evitá-los por meio de boas práticas como:

 

• Manter os dados cadastrais dos colaboradores atualizados e organizados em um sistema seguro e confiável;
• Conferir as informações referentes às horas trabalhadas, faltas, atrasos, atestados médicos, licenças etc., antes de fechar a folha;
• Seguir rigorosamente as normas trabalhistas e previdenciárias vigentes, evitando multas e penalidades por descumprimento da legislação;
• Revisar os cálculos com atenção e cuidado, verificando se não há inconsistências ou divergências nos valores pagos ou descontados;
• Emitir e entregar os contracheques ou holerites aos colaboradores, garantindo a transparência nas relações trabalhistas;
• Recolher e repassar aos órgãos competentes os impostos e contribuições incidentes, cumprindo os prazos e as alíquotas estabelecidas;
• Contar com a ajuda de um profissional especializado ou de um software específico para realizar a gestão da folha, facilitando o processo e evitando erros.

 

Como automatizar a folha de pagamento?

 

A folha de pagamento é um processo complexo e trabalhoso, que demanda tempo, recursos e conhecimento. Por isso, muitas empresas optam por automatizá-la, ou seja, utilizar um software ou sistema que realiza as tarefas de forma rápida, prática e segura.

 

Para automatizar essa operação, é preciso escolher um software ou sistema adequado às necessidades e características da empresa. Alguns critérios que podem ser considerados são:

 

• Funcionalidades: o software ou sistema deve oferecer as funcionalidades necessárias para realizar o processo, como cálculo, emissão, recolhimento, envio etc.;
• Integração: ele deve se integrar a outros sistemas ou plataformas utilizados pela empresa, como controle de ponto, gestão financeira, gestão de pessoas etc.;
• Atualização: deve, ainda, se manter atualizada em relação às mudanças na legislação trabalhista e previdenciária, garantindo a conformidade do processo;
• Suporte: também é preciso contar com um suporte técnico eficiente e acessível, para solucionar eventuais dúvidas ou problemas no uso do sistema;
• Custo-benefício: finalmente, deve ter um custo compatível com o orçamento da empresa e oferecer um retorno sobre o investimento.

 

Saiba como melhorar a experiência do colaborador com a folha de pagamento

É fundamental adotar medidas que garantam a satisfação e o engajamento da equipe. Algumas dicas são:

 

• Oferecer uma remuneração justa e competitiva, de acordo com o mercado, o cargo, a função e o desempenho do colaborador;
• Oferecer benefícios atrativos e diferenciados, que atendam às necessidades e às expectativas do colaborador;
• Pagar os salários e os benefícios em dia, evitando atrasos ou inconsistências que possam gerar insatisfação ou desmotivação;
• Comunicar com clareza e transparência os critérios e os valores da folha, esclarecendo eventuais dúvidas ou questionamentos do colaborador;
• Enviar os contracheques ou holerites de forma digital, facilitando o acesso e a consulta do colaborador;
• Utilizar um software ou sistema que automatize e simplifique o processo da folha, evitando erros ou falhas que possam prejudicar o colaborador;
• Solicitar feedbacks e sugestões dos colaboradores sobre a folha, buscando melhorar continuamente o processo.

 

Conclusão

A gestão da folha de pagamento é uma responsabilidade crítica para qualquer empresa. Ela não apenas envolve o pagamento correto dos funcionários, como também afeta a conformidade legal, os custos operacionais e a satisfação dos colaboradores. 

 

Investir tempo e recursos na melhoria desse processo pode trazer benefícios significativos, tornando-o mais eficiente e transparente, e melhorando a experiência geral dos funcionários em sua empresa.

 

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